Como transformar dados em informação relevante para a empresa?

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Gestores de empresas de todos os portes e de todos os ramos de atividade necessitam transformar dados em informação para que possam administrá-los da melhor maneira possível. Sistemas de gestão são fundamentais para que isso seja alcançado.

Decisões são tomadas a todo instante baseadas nas informações disponíveis, o que exige que elas sejam absolutamente confiáveis e que estejam acessíveis através de vários dispositivos, como smartphones e tablets.

O objetivo deste post é discorrer um pouco sobre como transformar dados em informação e a sua importância para a gestão das empresas. Se você é empreendedor, este post foi feito para você. Confira!

A diferença entre dado e informação

Frequentemente, temos visto certa confusão entre dois termos muito utilizados em TI — tecnologia da informação: dados e informação.

Explicaremos didaticamente a diferença entre eles: a partir do dado é que chegamos à informação. Ou seja, o dado é a origem da informação e, isoladamente, não é suficiente para expressar algo. É necessário que seja manipulado, ou processado, em jargão de TI, para que tenha um significado.

Após uma análise ou uma observação mais atenta sobre o dado, é possível obter uma informação que seja capaz de significar algo.

Resumindo: informação é criada a partir de uma análise, um processamento ou uma manipulação dos dados.

A informação e a tomada de decisão

Dessa forma, a captura dos dados é crucial para a geração das informações, sendo necessário que a empresa disponha de uma forma de obter e registrar os dados. Há vários sistemas de gestão disponíveis no mercado nos mais diversos modelos de comercialização e de utilização.

Sistemas de gestão são conjuntos de programas de computador desenvolvidos para gerenciar, controlar e administrar todas as tarefas e regras de negócio que constituem o seu empreendimento. Todas as rotinas da organização são suportadas por ferramentas de informática.

A partir do registro dos dados, o sistema executará as tarefas projetadas e o processamento dos dados e, em seguida, viabilizará consultas que auxiliarão na tomada de decisão, como, por exemplo:

  • analisar faturamento;
  • apurar custos;
  • calcular impostos a serem pagos;
  • avaliar lucratividade;
  • redefinir preços de venda, entre outros, de acordo com a atividade fim do negócio.

Decisões estratégicas também são tomadas baseadas nas informações, como:

  • abertura de filial;
  • retirada de um produto de linha;
  • mudança de um fornecedor;
  • redefinição da comunicação com os clientes;
  • lançamento de novos produtos e serviços, etc.

O uso da informação na gestão

Além da importância da captura dos dados, da certeza do correto processamento ou da sua análise, é essencial que se defina como a informação será avaliada pelos responsáveis pela gestão.

Portanto, é primordial que se definam objetivos e metas claras e também factíveis, que deverão ser perseguidas por todos da empresa.

Utilize métricas para avaliar o desempenho dos diversos setores de sua empresa. Faça comparações com organizações similares e determine onde quer chegar.

Isso tudo somente é alcançado quando se é usuário de um sistema de gestão. Esses sistemas já trazem as melhores práticas do mercado e apresentam consultas configuráveis para ajustá-las às características de cada companhia.

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