Se você pudesse elencar quais são as maiores dificuldades na gestão de contratos de locação da sua Locadora de Equipamentos, o que você diria? Problemas com a falta de indicadores? Suas informações se perdem com inúmeros sistemas? Sente que precisa de um processo mais automatizado e não encontra uma plataforma certa?
Bom, esses são alguns dos desafios da maioria dos gestores! Será que é o seu desafio também? Se sim, então você precisa ler o artigo de hoje. Preparamos alguns pontos muito importantes e indispensáveis para gerenciar seus contratos.
Veja o que você vai ler:
- Como a rentabilidade é o ponto-chave na gestão de contratos de locação?
- Por que automatizar o processo de faturamento aumenta a performance?
- Como que o histórico dos equipamentos e serviços pode ser um grande diferencial?
- O sistema de contratos de locação não é integrado com as outras áreas. Como isso impacta nos custos?
Como a rentabilidade é o ponto-chave na gestão de contratos de locação?
A rentabilidade de contratos é um ponto fundamental a ser avaliado dentro de uma gestão de locação de equipamentos. Trata-se de um indicador importante que mostra o quanto seus contratos de locação estão sendo rentáveis ou não, a partir da mensuração de tudo o que foi realizado para aquele determinado cliente.
Alguns gestores podem pensar que, quanto mais contratos e locações você vender, mais dinheiro vai entrar no fluxo de caixa. Entretanto, esse efeito pode não ser o que se espera no final. Por quê? Por conta de alguns agentes que, ao invés de gerar lucros, estão gerando prejuízos, não retornando o investimento feito.
Mas, como acompanhar todos esses fatores? Por meio de um dashboard que mostrará os relatórios de seus contratos. No painel você pode fazer a análise de cada um deles e verificar os seguintes itens a seguir:
- Custo geral do contrato como, por exemplo, a mão de obra realizada para um determinado serviço;
- Quais os equipamentos que são objeto do contrato e estão locados no cliente;
- Quais foram os serviços de manutenção preventiva e corretiva realizados;
- Os insumos daquele equipamento;
- O período de vigência do contrato.
Com todas essas informações, você tem condições de visualizar com mais detalhes a situação de cada contrato e verificar qual deles está dando prejuízo ou lucro. Dessa forma, é possível tomar decisões mais assertivas, podendo negociar valores com seus cientes e verificar quais os itens que mais estão impactando na rentabilidade, aperfeiçoando a gestão de contratos de locação.
Por que automatizar o processo de faturamento aumenta a performance?
O tempo é um dos recursos mais escassos que existe! Ele afeta o nosso desempenho e produtividade, caso não seja devidamente gerenciado. Dificuldades com retrabalhos, setores inchados, uso de vários sistemas de gestão e baixa performance são elementos de grande impasse para quem realiza Locação de Equipamentos.
Ainda mais com quem trabalha diretamente no faturamento e cobrança dos contratos de locação.
É de fundamental importância automatizar esse processo com uma ferramenta de gestão apropriada e que atenda o ramo do seu negócio. E por quê? Porque você ganhará tempo para executar essa atividade e eliminar retrabalhos e custos com mão de obra em excesso.
Dentro de um único sistema você elimina todas aquelas outras plataformas, reúne os dados principais em um único ambiente e com alguns cliques, você consegue faturar muitos contratos de locação de uma vez.
Ainda obtém integração com instituições bancárias sem precisar sair da tela para gerar boletos. A tecnologia é fundamental no aumento da performance, e ainda possibilita que você, gestor, conceda treinamentos para sua equipe de faturamento e cobrança.
Assim, todos os seus contratos estarão em dia e seguindo o fluxo de follow-up de maneira ordenada, com calendários visíveis, filtros inteligentes e dinamismo.
Como que o histórico dos equipamentos e serviços pode ser um grande diferencial?
A gestão de contratos de locação também está ligada com a gestão de seus equipamentos ou contrato de manutenção de terceiros. Conhecer o histórico de seu maquinário alugado é sinônimo de decisões mais rápidas, baseadas em dados reais.
É importante também gerenciar e monitorar os chamados técnicos abertos pelos seus clientes. Somente com uma ferramenta de gestão automatizada é possível trazer os relatórios e informações pertinentes sobre o histórico desses chamados, por exemplo.
Vamos a um exemplo prático:
Imagine que você tenha uma locadora de equipamentos médico-hospitalares. Você alugou para um determinado laboratório um monitor de diagnóstico médico. Quais são as informações mais importantes que você precisa saber sobre esse equipamento?
- A durabilidade das peças do equipamento;
- A previsibilidade de reposição das peças ou equipamento;
- Volume necessário de insumos, peças e mão de obra para realizar a reposição;
- As manutenções preventivas e preditivas realizadas no equipamento;
- Todo o histórico das Ordens de Serviço e Chamados Técnicos.
Tais informações são fundamentais para verificar o comportamento do equipamento durante o período da locação e quais os pontos que necessitam de melhorias para não prejudicar o seu cliente.
Pense, por exemplo, os prejuízos que um equipamento pode causar com paralisações e falhas constantes. Provavelmente, o seu cliente vai cancelar o contrato, o que provocará alguns custos e prejuízos.
Portanto, gerenciar o histórico das informações do maquinário alugado e preparar seus técnicos externos para as demandas, com agendas periódicas e gerenciáveis, é essencial.
A gestão de contratos de locação não é integrada com as outras áreas. Como isso impacta nos custos?
Um dos grandes problemas, como já falamos mais acima, para quem faz a gestão de contratos de locação e serviços é a falta de gestão unificada. O seu sistema de Serviços conversa com a área de Estoque, Faturamento e Contratos? Se a resposta for negativa, com certeza você está enfrentando o problema da visibilidade da empresa.
Quando as operações da Locadora de Equipamentos estão separadas em diferentes sistemas, fica muito mais difícil para o gestor avaliar os números da empresa e tomar decisões. Além disso, possui um retrabalho para compilar as informações dos diferentes lugares.
Logo, é preciso contratar mais pessoas para executar essas ações, uma vez que o trabalho poderia ser feito com mão de obra reduzida, de forma totalmente automatizada e com um sistema integrado.
A gestão de contratos de locação em diferentes planilhas se torna inviável com o tempo. O risco de falhas é muito maior. Por isso, criar a cultura de unificar dentro de um único lugar é fundamental para quem quer reduzir custos e aumentar a produtividade da empresa.
Dessa forma, você consegue realizar as operações da sua empresa com muito mais organização e rapidez, gerenciando seus indicadores e extraindo relatórios mais completos.
Concluindo
Hoje, você entendeu como a gestão de contratos de locação e serviços, com o apoio da tecnologia, é fundamental para o aumento da performance da sua Locadora de Equipamentos e resultados eficientes.
Trabalhar com a análise da rentabilidade dos contratos, automatização de processos, históricos de informações de equipamentos, serviços e a unificação dos módulos da empresa são itens fundamentais para gerir seus contratos com a máxima eficiência.
Você identificou que sua Locadora precisa passar por um processo de transformação na gestão dos contratos de locação, serviços, administrativo e operacional? Então você precisa conhecer a Ótimo Gestor! Entenda como nossa plataforma especialista para quem vende, aluga e realiza manutenção em equipamentos é necessária para o seu momento atual.
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