A tarefa de administrar uma ordem de serviço pode ser um desafio para qualquer gestor. Requer muita atenção com os diversos campos, descrições e valores a serem preenchidos. Além disso, é importante que o controle das ordens de serviço de sua empresa seja feito sem erros, para atingir um nível maior de organização e sucesso.

Para facilitar sua gestão, separamos algumas dicas para você ter total controle das ordens de serviço da sua companhia de maneira eficiente. Acompanhe!

1. Fique atento ao gerar a ordem

Erros oriundos de pura falta de atenção são mais comuns do que se imagina. Por isso, é importante que a pessoa responsável pelo preenchimento das ordens de serviço seja capacitada e ciente da relevância da tarefa.

Deixe claro para a equipe a importância de indicar possíveis falhas nas ordens de serviço o mais rápido possível. Isso pode ser reforçado por workshops e treinamentos para os colaboradores, tornando-os mais aptos para a função.

2. Estabeleça e controle prazos

Sabemos que as ordens de serviços contêm informações fundamentais para executar e administrar bem qualquer tipo de serviço. Além dessas informações, outro ponto primordial é o prazo estabelecido para cada produção.

Ao estabelecer prazos para os serviços serem concluídos, o administrador ganha mais dados para avaliar a atuação de sua equipe e os gastos despendidos para cada tarefa.

Isso cria uma base de dados que auxilia o gestor a tomar decisões importantes. Pode-se utilizar essa base, por exemplo, para estipular o preço de um determinado serviço, baseado no tempo que sua equipe geralmente necessita para realizá-lo.

3. Planeje as ações

Não só os prazos devem ser monitorados. Todas as ações de serviço precisam ser meticulosamente planejadas visando um funcionamento mais eficiente.

Para manter o seu grupo de colaboradores organizado, deixe pré-estabelecidos os responsáveis por cada serviço.

4. Use um sistema de controle de ordem de serviço

A cada dia que passa, a tecnologia ganha mais espaço no mundo de administração empresarial. Programas de gestão otimizam o gerenciamento da empresa e facilitam o trabalho dos responsáveis.

O gerenciamento de ordem de serviço segue a tendência. Para tornar a tarefa mais eficaz, existem softwares capazes de administrar todos os dados que devem ser inseridos no documento com praticidade. Isso otimiza o processo e diminui a chance de erro humano.

Além de facilitar o preenchimento da ordem, o programa também permite que a empresa imprima o documento com maior agilidade. É comum, também, que o sistema possibilite acesso aos registros de qualquer local, exigindo apenas conexão à internet.

Outro benefício do sistema de controle de ordem de serviço é a oportunidade de anotar ocorrências no documento, qualificando a comunicação interna. Dependendo da necessidade da corporação, o sistema pode até ser integrado ao controle de estoque, otimizando o armazenamento e a consulta.

Realizar um bom controle de ordem de serviço é imprescindível para uma gestão eficiente em sua empresa. Por isso, um bom gestor sempre deixará clara a importância dessa tarefa para seus funcionários.

É importante estabelecer prazos a serem cumpridos e planejar cada ação. Para tornar tudo mais simples, existem sistemas de gestão que reúnem todos os dados e otimizam o processo.

E aí, gostou das dicas? Concorda que o sistema de controle de ordem de serviço é muito importante para a empresa? Conheça o Sistema ERP da Ótimo Gestor e compartilhe este artigo em suas redes sociais.