Dicas para navegar no menu CRM da Ótimo Gestor

O CRM tem papel fundamental para o comercial de uma empresa, pois registra todos os passos do relacionamento com o cliente desde o seu contato inicial até o pós-venda. E para otimizar seu trabalho, você poderá usar a nova ferramenta da Ótimo Gestor: o menu CRM.

CRM é a sigla usada para Customer Relationship Management e se refere ao conjunto de práticas, estratégias de negócio e tecnologias focadas no relacionamento com o cliente, segundo a definição da Salesforce. 

Sendo um dos destaques de tecnologia e marketing, a ferramenta do CRM adiciona inúmeros benefícios aos negócios, destacando-se: otimização da rentabilidade, aumento das vendas e captação de novos clientes 

Para saber como utilizar o menu CRM no sistema Ótimo Gestor e melhorar o relacionamento com o cliente da sua locadora, continue neste blogpost.  

Inicialmente, entenda o módulo de contatos, que vai registrar os clientes em diversas etapas do funil. Ele é formado por:  

  1. Cadastros de Contatos 
  2. Tarefa de Atividades 
  3. Consulta de Contatos 
  4. Transferência de Contatos 
  • Cadastro de Contatos: 

Para que seja possível utilizar as demais operações do CRM, é preciso iniciar o sistema com o cadastro dos contatos. O processo para isso é bem simples: 

Com a tela aberta no menu do sistema Ótimo Gestor, encontre o Módulo CRM: 

  1. Em seguida, clique em Contatos; 
  2. Depois vá em Cadastro de Contato. 

Todos os campos cadastrais solicitados, como nome, telefone, endereço e demais, devem ser preenchidos de acordo com os dados do seu contato.  

No campo Tipo, serão observadas as opções Suspect e Prospect 

Suspect se refere a potenciais clientes e futuras chances de negócio. Este perfil de contato diz respeito a fase inicial da negociação, onde ainda não foram apresentadas propostas ou ferramentas para o respectivo contato. 

Já o Prospect é aquele contato em que houve o primeiro contato e o relacionamento começou a ser firmado, com apresentação de propostas de negócio e ferramentas de serviço para este perfil.   

É como se fosse uma cadeia, sendo o primeiro Suspect, em seguida Prospect e, por fim, o Cliente, de fato. 

Quando selecionado a opção Cliente, é preciso já ter cadastro no sistema. Para conseguir realizar esta operação basta clicar no ícone de lupa, localizada do lado do campo Cliente e a tela de cadastro de cliente será aberta. 

Voltando para o Cadastro de Contatos, a aba seguinte ao Tipo de Cliente é a Fase de Negociação, que registra em qual momento da negociação a locadora está com o cliente.

As opções para escolher na Fase de Negociação são pré-gravadas pela locadora. Algumas sugestões seriam Cadastrado, Proposta Enviada, entre outras que sejam parte do processo de negociação.  

Para criar uma opção de Fase de Negociação é bem simples: 

  1. Volte para o Menu e encontre o menu CRM; 
  2. Clique em Cadastro de Fase de Negociação e pronto!  

Após preencher a aba Fase de Negociação, a seguinte é a Representante, onde é possível relacionar a este contato um representante, caso haja um contato direto no potencial cliente. Se não tiver, basta preencher com a opção Contato Disponível 

Seguindo, os campos Departamento e Cargo são referentes aos dados do seu contato e devem ser preenchidos de acordo com as informações pessoais.  

Estas opções não são obrigatórias caso não tenha conhecimento dos dados, servindo apenas como um facilitador.  

A Origem se refere a que circunstância surgiu este contato. Um exemplo é por meio de uma indicação, redes sociais, como WhastApp, Google e outros. 

Já o Influenciador do Contato está relacionado com o tipo de influência que este contato cadastrado possui para estabelecer um negócio entre o seu produto, as suas vendas e a empresa dele. Exemplos de Influenciadores de Contato: Assinante, Influenciador Técnico, Usuário, entre outros.  

As demais abas, como Data de Nascimento, Sexo, Telefone, não são obrigatórias, mas podem servir como estratégia de obter mais canais de contato com o cliente.  

Abaixo, ficam as informações da Empresa do contato. Depois de preenchê-las, basta clicar na parte superior da tela em Processar e, pronto, o contato já estará cadastrado e o sistema fornecerá o número de ID deste perfil para facilitar a localização.  

Com o cadastro feito, é possível obter relatórios sobre ligações com este contato especifico, descrição das chamadas e agendamento de retorno indo na aba Chamadas, ainda na parte inferior da tela Cadastro de Contatos. 

O menu CRM não se limita somente para fazer o gerenciamento de clientes externos, mas também permite realizar um tipo de relacionamento com os próprios usuários do sistema.  

Leia mais: Como um sistema CRM para Locação de Equipamentos ajuda a vender mais? 

Sabendo que o CRM realiza toda a gestão dos clientes, em todas as fases de contato com eles, os times internos da locadora precisam estar alinhados sobre qual é a etapa e a responsabilidade de cada um. 

Sendo assim, as tarefas são importantes para liderar as ações e não deixar que oportunidades sejam perdidas. Veja, a seguir, como funciona o Cadastro de Tarefas: 

O Cadastro de Tarefas é uma das ferramentas que possibilita delegar, descrever e agendar atividades para os próprios usuários do negócio. 

Para acessar o Cadastro de Tarefas siga os passos: 

  1. No Menu, encontro o Módulo CRM; 
  2. Clique em Contatos; 
  3. Em seguida, vá na opção Cadastro de Tarefas. 

Esta tela permite a atribuição de compromissos para os usuários, como fazer determinadas atividades, acessar materiais, entre outras possibilidades.  

  • Consulta de Contatos: 

A Consulta de Contatos é um facilitador para ver, separadamente, os clientes cadastrados e as informações especificas deles. Para encontrar esta funcionalidade basta seguir o mesmo processo anterior, mas, ao chegar na última etapa, clique em Consulta de Contatos para ter acesso à tela. 

  • Transferência de Contatos: 

A última aba do módulo Contatos é a Transferência de Contatos, onde é possível transferir contatos de um representante ou vendedor para outro de maneira rápida e automatizada. Basta colocar os nomes dos representantes desejados e ir em Processar na parte superior da tela. 

Aumente as vendas da sua locadora e fidelize os clientes por meio de um sistema automatizado, que dá visibilidade completa do status de cada contato e ajuda o time comercial na hora de abordar os clientes em cada etapa do funil de vendas. 

Em caso de dúvida, entre em contato por meio do site e veja mais funcionalidades que a Ótimo Gestor proporciona à sua locadora.    

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