A locação de equipamentos é regida por contratos que definem o prazo, tipo de equipamento e serviços relacionados à locação. O objetivo é auxiliar a empresa locadora e o cliente a acompanhar e oficializar os processos. Com base na importância da gestão de contratos, há alguns pontos que podem ser seguidos pelo gestor da locadora.

Para entender mais sobre essas dicas e o trabalho de gestão, continue lendo este artigo e mantenha-se informado!

Qual a importância da gestão de contratos?

Antes de ler sobre dicas para a gestão de contratos, é preciso entender a importância desse trabalho.

A gestão de contratos vai muito além da confecção de novas propostas ou da finalização de antigas. O trabalho também exige o acompanhamento dos contratos oficializados, garantindo que todos os pontos estão sendo cumpridos. Verifica se o cliente e o fornecedor estão seguindo as melhores práticas ou mesmo analisando possíveis alterações anuais recorrentes.

Essa gestão garante a organização interna, a boa imagem da empresa perante o cliente e, consequentemente, seu crescimento e maior faturamento.

Como definir um bom processo para o trabalho com esses documentos?

Para trabalhar com a melhor gestão de contratos, há algumas dicas que podem ser aplicadas no dia a dia da empresa. Acompanhe algumas dessas opções e prepare-se!

Elabore contratos que possam ser cumpridos

Antes de planejar ações para acompanhar os contratos, a primeira dica é trabalhar em um momento prévio. Elabore contratos que possam ser cumpridos pela locadora, evitando retrabalhos ou desapontamentos por parte do cliente.

Ao elaborar o documento, é necessário considerar os prazos de entregas, tipos de equipamentos, serviços que acompanham a locação e, claro, o prazo de devolução. Além disso, poder prever eventuais manutenções ou substituições.

Alinhando as expectativas com o cliente, o contrato de locação não precisa ser revisado ou modificado, basta que ambas as partes sigam os pontos determinados.

Mantenha as documentações em dia

Considerando os contratos já oficializados, a próxima dica é manter os papéis e dados organizados. Para isso, algumas empresas optam por usar planilhas de Excel. Porém, o ERP para locadoras pode ser a melhor opção na hora de organizar e padronizar tudo

Separe os prazos de acordo com a necessidade de entrega ou devolução dos equipamentos. Acompanhe o processo de cada contrato e mapeie as etapas de cada trabalho. Lembre-se de considerar os impostos previstos, as demandas extras do cliente e outros detalhes que, ao serem categorizados e organizados, ficam mais fáceis de acompanhar.

Atente-se aos reajustes anuais

Todos os anos as empresas precisam revisar seus contratos para entender se a precificação está de acordo com o mercado. Ao ter os contratos organizados, é possível comparar os tipos de atividades com os valores definidos do ano anterior. Dessa forma, pode-se chegar à conclusão se a empresa precisa reajustar os trabalhos, preços e serviços.

Além de atentar-se às definições para o tipo de instituição, é preciso considerar salários dos colaboradores, presença de concorrentes no mercado e mesmo crescimento e destaque da empresa. Assim, é possível equilibrar esses pontos para um valor final.

Opte por sistemas que automatizam a gestão de contratos

Por fim, uma última dica é optar por soluções que visam a melhor gestão dos contratos. Como citado anteriormente, o ERP para locadoras é uma boa opção. Com o uso de uma plataforma única você é direcionado para o acompanhamento do dia a dia, análise de dados e gestão de contratos.

O ERP centraliza informações e dados da empresa, ajudando o gestor a qualificar suas atividades. Além disso, ao ser voltado para a gestão de contratos, o serviço pode oferecer:

  • Ambiente seguro para abertura e cadastro de contrato;
  • Vários tipos de contrato de locação;
  • Registro de datas de início e final do contrato;
  • Índices de reajuste e datas respectivas;
  • Serviços de cobrança e alertas ao usuário;
  • Cadastro de pagamentos fixos, produtos e acessórios;
  • Alertas por e-mail sobre datas previstas de vencimento do contrato.;

Esses pontos são exemplos de como o ERP pode ajudar na gestão de contratos. Cada solução e serviço pode ser adaptada de acordo com o combinado entre cliente e fornecedores.

Todas essas dicas objetivam a melhor gestão de contrato para sua locadora. Porém, os pontos devem ser adequados para as atividades do local, visando oferece ao gestor um bom controle, análise e acompanhamento de contratos.

Se você se interessou pela solução em gestão de contratos, aproveite e converse com os profissionais da Ótimo Gestor, que estão prontos e treinados para te ajudar!