Antes de ler o artigo de hoje, responda e reflita sobre as seguintes perguntas:

 

  • Você sabe todos os pagamentos que sua locadora precisa fazer dentro de 6 meses?
  • Tem ideia das datas de vencimento dos pagamentos aos fornecedores e o quanto vai receber dos clientes?
  • Você gerencia essas informações em planilhas e abas?

 

Bom, independente das respostas dadas acima, o artigo de hoje vai te mostrar dicas importantes que a sua Locadora de Equipamentos precisa aplicar para não perder o rumo no gerenciamento das contas a pagar e receber.

 

Saber administrar seus recursos financeiros com automação, tecnologia e organização é o caminho para sair na frente na tomada de ações estratégicas que vão potencializar a capacidade de gestão da sua empresa. Confira!

 

O que são contas a pagar e receber?

As contas a pagar e receber são atividades fundamentais para o financeiro de qualquer empresa, uma vez que por meio desse acompanhamento, o gestor consegue identificar as suas obrigações econômicas e quanto de dinheiro vai entrar na empresa dentro de um determinado período de tempo. Além disso, elas também se comportam como indicadores que mostram a saúde financeira do negócio.

Contas a pagar

Como o próprio nome diz, as contas a pagar referem-se à relação de pagamentos que devem ser feitos para fornecedores e tudo o que engloba os custos da empresa como, por exemplo, internet, água, luz, telefone, salário dos colaboradores, impostos e obrigações fiscais.

Contas a receber

Já as contas a receber são todos os pagamentos a serem recebidos por meio de vendas a prazo dos clientes, assinaturas e mensalidades. É o dinheiro das vendas e locações realizadas.

Como fazer a gestão do contas a pagar e receber com inteligência e disciplina?

Dentre todo o processo de gerenciamento, é necessário que você atue com bastante atenção e olhar analítico sobre os seguintes itens que fazem parte dos pagamentos e recebimentos:

1.   Registre todas as movimentações financeiras

É muito importante registrar tudo o que entra e sai do caixa. Desde os pequenos até os grandes gastos e ganhos. Anotar as movimentações financeiras vai ajudar o gestor financeiro a ter maior controle sobre a situação econômica da empresa. Mensurar o quanto está sendo gasto em cada setor. Dessa forma, você consegue tomar decisões baseadas em dados de forma eficiente e próximas com cada área da sua locadora.

2.   Gerencie cobranças e inadimplências dos clientes

Na gestão de contas a receber, é fundamental que sua empresa tenha um setor de cobranças que acompanhe de forma duradoura e consistente os pagamentos a receber dos clientes. Qualquer atraso e inadimplência podem interferir no planejamento, previsão e fluxo de caixa da sua locadora.

 

Acompanhar o processo de cobrança com profissionais especializados e que dominem técnicas de negociação, vai viabilizar o recebimento de forma rápida e ordenada dos pagamentos devidos. Portanto, é necessário adotar um sistema de gestão que trabalhe na organização das informações e consultas rápidas.

3.   Planeje o Fluxo de Caixa

A gestão de contas a pagar e receber está diretamente ligada com o fluxo de caixa. É importante que o montante que a empresa tem a receber seja maior em relação às contas a pagar. Ao cruzar as informações, você consegue ter acesso ao seu fluxo de caixa e planejar os próximos períodos, mantendo um acompanhamento diário.

4.  Seja pontual nos pagamentos

Evite atraso nos pagamentos e mantenha sempre uma gestão integrada e automatizada da relação das contas a pagar. Faça uma filtragem por períodos de vencimento, número de boletos, clientes, localização e outras informações pertinentes. O atraso vai render multas e juros que podem se acumular e gerar dores de cabeça no planejamento orçamentário e caixa da empresa. Seja pontual e automatize as informações em um sistema de gestão que vai ajudar a manter as informações de forma rápida e evitar atrasos.

5.  Invista em um Sistema de Gestão

É impossível falar em gestão de contas a pagar e receber sem falar de tecnologia e ferramentas. Você até pode contar com o uso de planilhas, mas como o preenchimento de informações é feito de forma manual, as chances de erro são maiores. Com um sistema de gestão integrado com todas as áreas da empresa como, por exemplo, estoque, vendas, serviços, equipamentos e faturamento, você possui maior rapidez no acesso às informações de cada módulo, sem precisar sair da plataforma. Centralizar as informações num único lugar, permite gerenciar relatórios e tomar ações com mais praticidade e rapidez.

Falou em gestão e tecnologia, então é com o Ótimo Gestor que você pode contar

O Sistema Ótimo Gestor possui um amplo controle de contas a pagar e receber em uma plataforma integrada com todas as áreas da sua empresa. Ainda consegue filtrar as informações de acordo com a consulta que deseja fazer.

 

No Monitor de Documentos em Aberto, por exemplo, você consegue listar no sistema todos os títulos em aberto com informações como dias para renegociação, data de vencimento, qual o cliente, o valor recebido, o valor do título etc.

 

Quer ter uma ideia como funciona o Contas a Pagar e Receber do Sistema Ótimo Gestor? Confira o passo a passo no vídeo abaixo:

 

 

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