Gestão de projetos: os desafios e como lidar com eles

Gestão  de projetos é o assunto que mais interessa nos negócios. Independentemente do setor, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. Mas por que é tão importante? É fundamental na maneira de coordenar ações relacionadas ao crescimento sustentável da empresa. Por isso, é fundamental ter conhecimento sobre esse tópico. 

Há diversos tipos de gerenciamento e, no que diz respeito à gestão de projetos, ela é peça fundamental para que as empresas sobrevivam no mercado. Ela é a forma como o projeto é planejado, passo a passo a ser executado até a chegada ao resultado final. 

Esse planejamento engloba a elaboração e o detalhamento do escopo, organização financeira e dos materiais recebidos, cronogramas, custos e – o mais importante – monitorar qualquer risco que possa acontecer e que esteja associado ao projeto. Tudo isso fica por conta do gerente de projetos, quem deve ter um amplo leque e conhecimento das melhores práticas de gerenciamento e desenvolvimento da ideia. 

Listamos alguns dos pontos mais importantes para que você possa entender melhor a função da gestão de projetos em um negócio: 

1. Importância de ter uma gestão estruturada. 
2. Os desafios da gestão de projetos. 
3. Como elaborar uma gestão de projetos. 
4. Gestão de projetos e o e-commerce. 

1. Importância de ter uma gestão estruturada 

Apesar de ser uma questão básica e que sempre se encontra no topo da lista de preocupações, o trabalho interno é esquecido por conta do dia a dia e da necessidade de se alcançar resultados rápidos. A prioridade dos funcionários se concentra nas tarefas que devem ser executadas para que o desenvolvimento do projeto aconteça. O que não está errado!  

Porém, não estruturar a gestão pode causar problemas no futuro, principalmente, porque sem ela não são trabalhadas metodologias que visam a criação e a manutenção das equipes. Ou seja, dessa forma, a função de cada um fica mais pesada, não há uma leveza e pode ocorrer a perda de produtividade por conta de erros que poderiam ser previstos, mas, na correria, não foram vistos. 

Listamos algumas situações que podem ocorrer sem uma gestão estruturada: 

• Despadronização nas entregas – As entregas não mantêm um padrão sem procedimentos detalhados e acessíveis. Isso porque, mesmo que os funcionários trabalhem no mesmo setor, não há um guia a ser seguido. Os clientes percebem a falta de padronização. Por exemplo, ao ser atendido por um funcionário, o consumidor percebe a semelhança e o conceito que a empresa passa. Mas não é a mesma experiência a cada vez que ele chega ao seu negócio. Em casos extremos, o cliente deixa de ser fiel a empresa por conta da falta de padronização. 

• Retrabalho – Um dos maiores problemas da falta de estruturação são os erros repetitivos e o retrabalho que causam. Há duas complicações consequentes do retrabalho: perda de tempo e baixa produtividade. É importante que o tempo tenha o máximo de aproveitamento; se não, pode acarretar em perda de dinheiro. 

 

2. Os desafios da gestão de projetos 

Em qualquer negócio há desafios a serem enfrentados e, na área de gestão de projetos, não é diferente. Devemos sempre estar atentos aos riscos que o projeto em questão traz, o orçamento e o tempo estimado para sua realização. Porém, há outros tipos de desafios que estão relacionados à equipe. Por isso, listamos alguns deles e como podem ser solucionados: 

• Equipes dispersas – Há situações nas quais a delegação de tarefas é feita de forma decentralizada. Dessa maneira, pode ocorrer de alguma função ser esquecida e atrapalhar no futuro. Por isso, é importante centralizar essa delegação e utilizar algum método que ajude na coordenação das tarefas; 

• Aplicações – Com a era digital em que vivemos, há diversos tipos de software disponíveis e que nem sempre são os ideais para o que você precisa. Escolha as plataformas que estejam na web e que podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer hora.  
• Desperdício de tempo – Se você não for organizado pode perder muito tempo na procura de documentos ou outro tipo de arquivo. Utilize de um sistema que facilite a o seu trabalho na hora de arrumar e encontrar os seus arquivos. Assim, é possível combater o desperdício de tempo na pesquisa e aproveitar no desenvolvimento de alguma implementação.  
• Reuniões – Apesar de reuniões serem importantes na hora de trocar ideias e conversar sobre o status do projeto, é necessário otimizar esse tempo. Usar ferramentas, como o Gantt ou Trello, por exemplo, auxilia a ter uma linha do tempo dos projetos para que fique mais fácil de visualizar o desenvolvimento do conceito e que não leve mais tempo que o necessário.  
• Equipe desmotivada – Um dos maiores desafios, não só na gestão de projetos, é a desmotivação dos funcionários. É importante sempre estar atento aos recursos que a sua equipe utiliza e encontrar formas de motivá-los para que o trabalho seja otimizado. 

 

3. Como elaborar uma gestão de projetos 

Para que você e a sua empresa possam aproveitar o máximo possível da gestão de projetos, listamos 8 dicas para elaborá-la de modo mais estruturado para que seu negócio diminua as chances de enfrentar desafios como os mencionados no item anterior. 

• Defina o gerente de projetos – Primeiro, é necessário ter alguém que encabece o projeto e lidere a equipe. Esta pessoa será responsável pelo planejamento de custos, cronogramas, ajuste de escopos, gestão de pessoas, entre outros.  
• Tenha um cronograma – Montar um cronograma o mais detalhado possível imprescindível para o sucesso do projeto. A ideia de um calendário é dividir os escopos em partes e definir prazos para cuidar de cada um, sem que haja atrasos na entrega final do projeto. 
• Monitoramento de custos – É saber quanto, quando e como o orçamento está sendo gasto na execução do projeto. É importante ter detalhado cada custo que a empresa teve para a produção, dessa forma, tudo pode ser justificado para o cliente que está financiando o projeto. 

• Tenha objetivos claros – O gerente de projetos precisa saber onde quer chegar ao finalizar um projeto. Com isso, ele é capaz de determinar, de forma mais assertiva, os objetivos, deixando bem claro os passos a serem tomados para os funcionários. 
• Defina prazos – É importante definir prazos. De maneira geral, é bom ter prazos para se organizar e ter uma ideia de quando o projeto deve ser entregue. Porém, o mais fundamental é estipular prazos semanais. Assim, fica mais prático e simples de acompanhar o status das entregas e os passos do projeto. 
• Reuniões semanais – Reuniões são perfeitas para entender a situação do projeto com todos os integrantes da equipe. Porém, é preciso tomar cuidado com os excessos na quantidade de reuniões marcadas. Isso pode diminuir a produtividade da sua equipe. 
• Automatize o seu trabalho – Tecnologia é a maior aliada que uma empresa pode ter, pois possibilita a automação dos processos. Dessa forma, a equipe pode focar em tarefas que requerem maior atenção. 
• Selecione pessoas adequadas – Um erro comum é não aproveitar, de maneira correta, a capacidade técnica dos funcionários. Muitos colaboradores são colocados em setores que não os deixam ser produtivos. Portanto, para uma boa gestão é preciso ter conhecimento de sua equipe para que possa alocá-los da melhor forma possível, culminando em uma melhor entrega de resultados. 

 

4. Gestão de projetos e o e-commerce 

O que a gestão de projetos e o e-commerce têm em comum? Tudo! A gestão de projetos está presente em todos os setores do mercado e não é diferente com o digital.  

Há alguns passos a serem seguidos para que uma plataforma de e-commerce tenha sucesso, mas, sem um gerente de projeto, não tem como a ideia sair do papel. Já comentamos, anteriormente, a importância de ter um gerente de projetos. Essa é a pessoa que irá planejar, executar e controlar o projeto em mãos.  

Porém, é fundamental ter alguém que organize e controle todas as etapas do e-commerce, pois ela irá garantir que as ações executadas estejam prontas para atender aos consumidores digitais. 

Aqui temos uma lista de alguns pontos que integram os projetos no e-commerce: 

• Análise de mercado; 
• Planejamento estratégico; 
• Planejamento de logística; 
• Criação de loja virtual; 
• Marketing digital. 

Se você chegou até aqui, deu para entender a importância de uma gestão bem estruturada no desenvolvimento de projetos. Não apenas para o e-commerce, mas para qualquer empresa, é importante ter um sistema completo e com ferramentas que auxiliem no dia a dia do negócio. 

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