Passo a passo para ter uma gestão de contratos eficiente e segura

Falar sobre negócios é tratar sobre relacionamentos. Este pode ser entre a locadora e o cliente ou entre a locadora e os seus fornecedores, por exemplo. De qualquer forma, eles precisam ser oficializados e é, para isso, que existem os contratos. Este tipo de documento contém todas as informações consideradas essenciais no fechamento de um negócio. Por isso, é importante que esse processo ganhe atenção interna, a partir de uma gestão eficiente e segura. 

Portanto, separamos 6 dicas para apoiar a sua empresa de locação a ter um workflow mais prático na geração de contratos e na organização interna. 

Veja quais são:  

  1. Redação dos contratos 

O primeiro passo da construção do contrato é a redação do texto. Ou seja, a maneira como as condições contratuais são escritas para que não haja ambiguidade na leitura. Dessa forma, os eventuais mal entendidos entre as partes podem ser prevenidos.  

Além disso, é importante ter uma redação para além da clareza. Por exemplo, para mostrar a capacidade de realizar o que é proposto no contrato. Imagine o caso em que no documento esteja escrito que a empresa aumentará a quantidade de equipamentos disponíveis.  

Essa situação demonstra a capacidade do negócio para adquirir novos maquinários e contar sempre com novidades para os seus clientes. 

Por isso, é recomendado ter o auxílio jurídico para que todas as cláusulas estejam de acordo com as leis.  

A organização dos contratos é fundamental para a gestão. Sem isso, você pode perder o controle do que foi alugado e do seu estoque.
A organização dos contratos é fundamental para a gestão. Sem isso, você pode perder o controle do que foi alugado e do seu estoque.

2. Multas e discriminação de penalidades 

A seção do contrato que trata das penalidades e multas também deve estar bem clara. O time jurídico será o responsável por determinar como cada parte (locadora e contratante) deverá responder às situações descritas cumprindo todas as exigências legais. 

 

3. Organização do arquivo 

Para que a gestão dos seus contratos seja eficiente, é imprescindível que haja organização tanto na escrita como na forma em que é estruturado e armazenado.  

Separe um espaço físico ou digitalizado na nuvem da empresa para que consiga encontrar os contratos assinados. Porém, escolha uma forma de organização, por exemplo, por tipo de equipamento alugado. Uma boa dica é criar uma categoria ampla e, dentro dela, estabelecer subcategorias para encontrar um contrato mais específico de forma mais rápida e prática. Outra dica importante é utilizar um esquema de cores para determinar cada uma das categoriais.  

 

4. Estabeleça um sistema de monitoramento de contratos

A ideia de um contrato é tornar as condições concretas entre as partes por um determinado período. Entretanto, também pode ser um instrumento flexível, ou seja, é possível haver mudanças. Por exemplo, o aumento do prazo de devolução de um equipamento alugado.  

É neste momento que a gestão deve fazer um planejamento observando os custos extras que surgirão após o cumprimento do primeiro período de vigência e estipular o aditivo pelo período requerido.  

 

5. Tenha equipes colaboradoras 

Sem uma boa base de comunicação entre as equipes da sua empresa, dificilmente as definições serão feitas de forma ágil. Essa colaboração entre as áreas é essencial já que o contrato é elaborado por diferentes times internos. Esse trabalho conjunto é determinante para o sucesso do negócio. Para isso, não se esqueça de estimular os colaboradores a compartilharem informações assertivamente com os colegas. Outro ponto importante é utilizar meios que guardem os registros da colaboração. 

 

6. Controle o status dos contratos 

Para uma gestão eficiente, é crucial ter o controle do status dos contratos. Ou seja, uma lista em que constem os documentos em fase de negociação, os que já foram assinados, e os que não foram concretizados por algum motivo, bem como aqueles que estão em fase de renovação.  

Ter um colaborador dedicado a manter essa organização e fluxo faz a diferença. Caso o contrário, a sua empresa pode perder a oportunidade de renovar ou de ampliar um contrato.  

Ao chegar até o final do texto, esperamos que você possa ter entendido a importância da gestão de contratos e aplique algumas das dicas em seu negócio. Nós, da ÓTIMO GESTOR, desenvolvemos as melhores ferramentas e indicadores por meio do ERP, para te auxiliar na administração de sua locadora.  

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