Otimize o processo de vendas e faturamento

A área de vendas é fundamental para as empresas, já que é a responsável por concretizar o objetivo final. Nas locadoras, o processo é o mesmo, mas o objetivo final é vender contratos de locações de produtos por determinados períodos. Entretanto, algo é comum: é preciso otimizar as etapas e, consequentemente, maximizar o faturamento. Assim, o sistema da Ótimo Gestor apresenta diversas funcionalidades para apoiar na gestão de vendas e faturamento do negócio por meio de uma plataforma completa.   

Confira, a seguir, o passo a passo do processo de vendas e faturamento da Ótimo Gestor.  

Para realizar um pedido de venda no sistema é muito simples, basta acessar o menu.  

  1. A partir dele, vá para o módulo Vendas. 
  2. Clique em Pedidos e, depois, na primeira opção Pedidos. 

Feito isso, você entrará na tela Capa dos Pedidos. 

Para finalizá-lo, é necessário preencher os módulos Capa dos Pedidos, Detalhes do Produto, Produtos, Impressão e Anexo. 

Vale citar que é requerido incluir as informações solicitadas em cada um dos módulos — um por um —, clicando em Processar na parte superior para estar apto a ir para o próximo.  

Por exemplo, preencha todas as abas do módulo Capa dos Pedidos, depois clique em Processar para salvar as alterações e, assim, você conseguirá ir para o módulo Detalhes do Produto. 

Se você seguir para um outro módulo antes de processar, o progresso será perdido e deverá ser iniciado novamente.  

3. Na nova tela, Pedidos, digite o número do seu pedido. 

Caso você não saiba a numeração, há uma figura de lupa ao lado onde é possível ter um guia dos números referentes aos pedidos. 

4. Em seguida, selecione o nome do cliente desejado no módulo Cliente. 

A aba Representantes será preenchida automaticamente puxando os dados do cliente. 

5. Em Natureza da Operação, informe CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). 

Clicando no ícone de lupa, você também consegue visualizar algumas opções padrões que o sistema oferece. 

6. Se você escolher o CFOP errado, na hora de salvar o pedido o sistema constará um erro, impedindo o seguimento.  

A aba Pedido do Cliente (xPed), é uma TAG do XML utilizada para a criação de Notas Fiscais Eletrônicas. 

Alguns clientes podem pedir para preencher este número de pedido para a integração com outro sistema, como um ERP. 

7. No módulo Tabela de Preços, selecione a tabela desejada. 

8. Informe o Banco na opção ao lado e em Condição de Pagamento comunique a forma de pagamento escolhida.  

Exemplo: Pagamento em 3 vezes no boleto.  

Ao preencher todos os módulos destacados acima, você finaliza todo o processo de vendas ao clicar na parte superior em Processar 

Note que, na tela Detalhes do Produto é possível inserir os endereços, tanto de faturamento como de cobrança de entrega. 

Há também espaço com Observações. Neste campo, poderão ser inseridas observações, as quais constarão na NF (nota fiscal). 

No módulo acima, o Texto NF, textos padrões são salvos, facilitando a cópia e o preenchimento da aba.   

Para isso, você precisa ter um texto salvo. O cadastro dele é feito em três passos principais:  

  1. Volte no Menu.
  2. Na aba de pesquisa escreva Texto.
  3. Clique em Texto na Nota Fiscal. 

O campo Texto Livre funciona como informação interna, a qual não aparecerá em nenhum lugar.  

Tendo preenchido todos as abas, vá em Processar na parte superior para salvar as alterações. 

No módulo Produtos você poderá preencher as informações do produto como tipo, preço e prazo de entrega.  

Selecione o produto desejado em Produto, clique com o mouse em qualquer área fora e o site fará a atualização e o preenchimento do preço cadastrado do produto selecionado.  

Ao completar todas as abas deste módulo, clique em Salvar ou aperte F7 no seu teclado.  

Perceba que aparecerá uma tabela abaixo com o produto escolhido para a venda. Se o espaço ficar na cor preta, significa que tem o saldo no estoque. Se a cor for azul, significa que não possui estoque e o sistema da Ótimo Gestor não permitirá a sua fatura.  

Após todos os passos serem concluídos, vá em Processar. 

O módulo Impressão funciona como uma amostra do pedido, de como sairá e, em Anexos, você consegue inserir links e documentos, caso seja necessário. 

Para imprimir, enviar por e-mail, gerar prenota e outras diversas opções do seu pedido, é só clicar na opção Ações na parte superior direita da tela.  

Finalizados os processos de pedido e venda, o próximo passo é o faturamento. 

O sistema da Ótimo Gestor só permite o faturamento de uma venda após a liberação do pedido. Para isso, siga os passos: 

  1. No Menu, clique no módulo Vendas. 
  2. Vá até Pedidos. 
  3. Em seguida, selecione Liberação de Pedidos. 
  4. Na tabela onde mostra o seu pedido, clique na caixa à esquerda para confirmar e liberar o pedido 

Depois, é só ir em Processar e estará apto para seguir ao módulo Faturamento. 

Este pode ser feito de dois modos: o primeiro é escolhendo a opção Nova Emissão – NF e. Essa é como se fosse uma DANFe, sigla para “Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica”, uma representação legível e simplificada da Nota Fiscal. 

Aqui, também é possível cancelar a nota, fazer carta de correção e XML, boleto e demais funcionalidades. 

O segundo modo é o faturamento por recibo. Para isso, selecione Nota Fiscal/Recibo e, em seguida, Emissão de Recibo 

Para faturar, basta clicar na caixa a esquerda e ir em Processar. 

Se quiser cancelar o faturamento do recibo, siga os passos: 

  1. Volte no módulo Faturamento. 
  2. Clique na primeira opção Nota Fiscal de Recibo. 
  3. Em seguida, vá em Cancelamento de Recibo. 

Para acompanhar o passo a passo completo, acesse o vídeo no Youtube Processo de Vendas e Faturamento.  

A Ótimo Gestor combina toda a gestão das locadoras em uma única plataforma, simplicando os processos e melhorando o gerenciamento de toda a operação de vendas e faturamento.  

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